// Sortir du stress quotidien en passant d’un système fragile à une organisation qui tient
Quand elle m’a contactée, Virginie avait déjà un espace Notion conséquent et des automatisations au service de son école sur les métiers du mariage.
Au fil du temps, l’école et l’équipe ont grandi, l’espace Notion aussi, jusqu’à devenir un monstre capricieux et sans maître qui, au quotidien, faisait perdre du temps, créait de l’incertitude, et mettait l’équipe en dépendance dès que quelque chose cassait.
Ensemble, on a repris en main ce système pour qu’il retrouve sa mission première : fluidifier le quotidien et soutenir l’équipe dans ses missions.
// L’école des métiers du mariage
L’École Mariella forme les futur·es professionnel·les du mariage grâce à des formations pensées pour construire une carrière solide dans l’événementiel.
À l’origine, il y a Virginie Bonfiglio : Wedding Planner, fondatrice de l’Agence Mariella en 2011, et passionnée par l’organisation et la création d’événements.
En 2020, elle transforme cette expérience en transmission, l’agence devient l’École Mariella, et l’école devient un repère pour celles et ceux qui veulent se former aux métiers du mariage.
Wedding Planner, Wedding Designer, Wedding Officiant, Wedding Floral : quatre parcours, en e-learning ou en présentiel à Nîmes, portés par une équipe et des formatrices expertes.
// Le défi
Au fil de la croissance, Virginie a vu son espace Notion se transformer en source de stress.
Plusieurs personnes étaient passées dessus, avec des façons de faire différentes, et l’ensemble est devenu difficile à comprendre. Même la fondatrice se sentait perdue dans son propre outil. Les accès se géraient au feeling, rendant l’onboarding de plus en plus compliqué alors même que l’équipe se renforçait.
Côté automatisations, il n’y avait plus de pilote : quand un scénario critique s’arrêtait, personne ne savait vraiment quoi faire, ni d’où venait l’erreur. C’était le cas des scénarios censés générer les attestations de début et de fin de formation. Faute de maintenance, ces documents indispensables pour rester en conformité avec le référentiel Qualiopi étaient à nouveau créés manuellement par Sabrina…
// Les actions mises en place
Phase 1 : Clarifier avant d’agir
La priorité numéro une était de venir clarifier la situation existante pour pouvoir établir un plan d’action cohérent et adapté. Pour cela, on a commencé par un audit Oper’action.
→ Recueil du contexte (côté métier)
J’ai demandé à Virginie de me décrire :
- comment l’école est organisée au quotidien
- les process qui tournent et ceux qui coincent
- les points de friction récurrents
- les enjeux liés à la croissance de l’équipe
→ Analyse de l’existant (côté système)
Ensuite, j’ai passé en revue :
- l’espace Notion Mariella
- les automatisations Make
Comme je suis consultante Notion certifiée, tu peux me donner accès à l’intégralité de ton espace de travail sans avoir à payer de licence supplémentaire ou perdre du temps à m’inviter sur chaque page.
→ Recommandations et plan d’action
À partir de tous ces éléments, j’ai rédigé un rapport qui a permis à Virginie d’avoir une vision claire sur les 3 sujets majeurs mis en lumière par l’audit :
- Sécurité : identification des risques qui exposent l’école (partages, accès, données sensibles) et explication des actions à mettre en œuvre pour les corriger
- Architecture Notion : proposition d’une structure plus adaptée pour que chacun puisse trouver l’info dont il a besoin et uniquement celle-là
- Automatisations : inventaire des automatisations et de leur statut, pour comprendre ce qui existe, ce qui est critique, et identifier ce qui doit être corrigé ou créé en premier.
Phase 2 : Relancer, stabiliser et optimiser
Une fois les priorités posées, j’ai intégré l’équipe de Virginie en tant que bras droit technique, pour les prendre en charge.
Objectif : arrêter de subir, et remettre le système au service de l’équipe.
Sujet n°1 : fiabiliser la génération automatique des attestations
Avec une moyenne >60 attestations par mois, la création manuelle de ces dernières coûtait cher à l’école, il était donc urgent de relancer l’automatisation.
Enfin relancer n’est pas le bon terme car pour s’assurer un futur tranquille, il était nécessaire de repenser le workflow pour ne pas retomber dans les mêmes écueils. Cette optimisation s’est faite sur plusieurs fronts :
Fiabilisation des données sources dans Notion :
- récupération et centralisation de toutes les données nécessaires dans les différentes bases de l’espace
- détection des informations manquantes avant même le passage de l’automatisation
Optimisation des scénarios Make :
- Suppression des modules superflus
- Mise en place d’une gestion d’erreur avec génération d’un message clair sur la cause d’un échec
Résultats
15h/mois de récupérées par la responsable pédagogique qui peut ainsi se consacrer à des tâches à plus haute valeur ajoutée
Sujet n° 2 : en finir avec les saisies manuelles pour la gestion des ventes
Chaque jour plusieurs demandes de renseignements arrivent par mail via une plateforme dédiée aux formations. Chaque jour, la responsable des ventes devait reporter manuellement les informations de contact dans Notion pour ensuite attribuer chaque prospect aux membres de son équipe. En réalité, c’était même plusieurs fois par jour pour être le plus réactif possible aux sollicitations.
Ensemble, nous avons remplacé cette saisie manuelle par une automatisation qui toutes les 30 minutes :
- Relève les emails émanant de la plateforme
- Extrait les informations du message
- Crée la fiche dans la base Notion
- Attribue la fiche à un membre de l’équipe en effectuant une rotation entre eux
Résultats
10h/mois de récupérées par la responsable des ventes Plus grande réactivité dans la prise en charge des leads
Traiter les priorités plutôt que de viser la perfection
Une fois ces deux premiers chantiers traités, la suite n’est pas la quête d’un système parfait.
C’est une logique de priorités.
Chaque semaine, le quotidien remonte des signaux : un bug, une saisie qui revient, une étape floue, une friction dans un process.
La suite, c’est d’écouter ces signaux, de les remettre en perspective, et de décider : qu’est-ce qui est important maintenant ? Qu’est-ce qui peut attendre ? Qu’est-ce qui doit être fiabilisé avant d’aller plus loin ?
C’est ce pilotage qui permet au système de rester utile, fiable, et aligné avec la réalité de l’équipe.
J’accompagne l’école Mariella autant dans la réalisation que dans le pilotage.
// Ce que Virginie en dit
Je suis enfin passée d’une entreprise qui reposait sur ma tête à une organisation claire, autonome et sereine.
Virginie Bonfiglio
Fondatrice, École Mariella
Quand j’ai fait appel à Audrey, j’avais déjà un espace Notion très fourni et des automatisations en place. Mais avec la croissance de l’école et de l’équipe, l’organisation ne suivait plus. Tout reposait sur moi, et je passais mes journées à répondre aux questions, gérer les urgences, et éteindre des feux, au lieu de piloter.
Ce qui m’empêchait de régler ça seule, c’était surtout le manque de temps et de recul. J’avais essayé de mettre des choses en place, mais ça restait à moitié fait, jamais vraiment formalisé, et ça finissait toujours par retomber sur moi. Il me manquait une méthode, et de la technique.
Ce qui m’a convaincue de travailler avec Audrey, c’est que j’ai senti qu’elle comprenait vraiment ma réalité d’entrepreneure et les enjeux d’une équipe qui grandit. Son approche est concrète et structurée, pas juste de la théorie. J’ai eu confiance dans sa capacité à m’aider à y voir clair, et à rendre notre organisation plus efficace et plus rentable.
Le déclic, ça a été de voir qu’elle répondait exactement à mon besoin d’automatisation et d’optimisation du travail de l’équipe, avec de vraies techniques. Très vite, j’ai senti que je n’étais plus le seul point de passage obligé. L’équipe a commencé à trouver les réponses par elle-même grâce aux process et aux outils mis en place, sans avoir besoin de me solliciter pour tout. Et au-delà des résultats, ce qui a le plus de valeur pour moi, c’est la sérénité retrouvée. J’ai enfin l’impression de piloter mon entreprise au lieu de la subir.
// Ce que ce cas montre
Un espace Notion “conséquent” ne suffit pas
Avec la croissance, sans cadre commun, il peut vite devenir un système difficile à lire, qui remet la fondatrice au centre et crée du stress au quotidien.
Une automatisation n’est fiable qu’avec un pilote
Sans données solides, sans maintenance, et sans visibilité sur les erreurs, elle finit par casser, et l’équipe se retrouve à refaire à la main.
La première étape, ce n’est pas d’ajouter des outils
C’est de clarifier : sécurité, architecture, et état réel des automatisations, puis prioriser. C’est ce qui permet de remettre le système au service de l’équipe, et de passer d’une organisation “dans la tête” à une organisation plus claire, plus autonome, plus sereine.
Si cette situation te parle, que tu as déjà un espace Notion et des automatisations, mais que tu sens que “ça tient avec du scotch”, commence par un audit.
De cette façon, on pourra identifier les risques, clarifier l’architecture, et prioriser les chantiers qui auront le plus d’impact pour toi et ton entreprise.
